DINÁMICA DEL MAPA DE PROYECTO
La definición precisa de un problema es el primer paso para su resolución efectiva. Este breve ejercicio está diseñado para facilitar esta etapa inicial, ayudando a clarificar con detalle el desafío que se desea abordar con el equipo de trabajo.
APRENDIZAJES
Este proceso no concluye con una definición inequívoca del problema y de sus causas, pero permite alinear a todo el equipo alrededor de una temática concreta.
El ejercicio se centra en tres aspectos clave: identificar de manera inequívoca lo que “es” el problema, diferenciar lo que no forma parte del problema, y finalmente, establecer lo que actualmente “no es” pero debería o podría ser.
APLICACIÓN PASO A PASO
La descripción del problema es un proceso colectivo en el que cada participante comienza trabajando de manera individual, formulando su propia descripción del problema a analizar (fase de apertura). Posteriormente, el grupo converge hacia una definición consensuada y compartida del problema.
- Antes de empezar la reunión cada participante debe disponer de una hoja en blanco.
- Después de introducir el tema de la reunión, preguntar a los participantes sobre el problema que precisan resolver. En la misma hoja, pedirles que escriban un listado de temas que ayuden a explicar el problema. Con esta dinámica se trata de identificaar todas las dimensiones de un problema.
- A continuación, después de unos minutos de reflexión, pedir la los participantes que den la vuelta a la hoja y que dibujen el problema que deben resolver. No se debe valorar la calidad artística del dibujo, simplemente que represente de manera clara el problema.
- Colgar los dibujos en la pared y explicar el problema a resolver a todo el equipo. La representación del problema permite identificar el alcance en toda su magnitud.
- En una fase final, los factores identificados de manera individual por cada participante se recopilan y consensuan en un único documento compartido
- Una vez se dispone de una buena descripción del problema, el equipo puede empezar a trabajar sobre las causas probables.
- Finalmente, una vez se han validado estas causas se debe llegar a identificar la causa raíz.
Con todo este proceso, se puede describir con todo lujo de detalles el problema que se debe afrontar y determinar acciones que apunten en la buena dirección.
CONCLUSIONES
La descripción del problema es un ejercicio colectivo que se articula en dos fases. En una primera fase, el trabajo se realiza de manera individual. Este paso inicial permite recoger diferentes percepciones y puntos de vista sin condicionarlos prematuramente. A continuación, en una segunda fase, el equipo trabaja de forma conjunta para consensuar la descripción y convertirla en una definición colectiva y compartida.
Este proceso de síntesis no pretende imponer una única mirada, sino construir una formulación común que integre las aportaciones relevantes de todos los participantes.
El principal aprendizaje de este ejercicio es que una buena definición del problema no surge de la primera opinión ni de una única voz, sino de la combinación de miradas individuales que, al converger, permiten construir una comprensión compartida y una base sólida para el trabajo posterior.