DINÁMICA KANBAN PROYECTOS
El ejercicio de Kanban consiste en la aplicación práctica de un panel en el que los trabajos pendientes avanzan a través de distintas fases de trabajo en curso hasta convertirse en trabajo terminado. Este recorrido permite visualizar el flujo y comprender de forma sencilla cómo progresa el trabajo.
OBJETIVOS Y APRENDIZAJES
El ejercicio de Kanban en un entorno de gestión de proyectos ayuda a comprender, de forma muy visual, que hacer menos cosas a la vez limita el trabajo en curso y, ello contribuye a terminar más trabajo. Al limitar el trabajo en curso, los equipos se concentran mejor, evitan bloqueos y consiguen avanzar con mayor fluidez.
En esencia, el ejercicio muestra que los resultados dependen de cuánta carga de trabajo se introduce y de la capacidad real del equipo para gestionarla.
APLICACIÓN PASO A PASO
1. Preparación
El facilitador divide al grupo en equipos de 3 o 4 personas. Entrega a cada equipo:
- Un panel Kanban en formato DIN A3.
- Un paquete de notas adhesivas pequeñas.
Solicita a cada equipo que coloque aproximadamente 30 post-it en la primera columna del panel, la de tareas pendientes.
2. Desarrollo del ejercicio
El ejercicio se realiza en rondas sucesivas de ejecución. En cada ronda, cada participante lanza una moneda y actúa:
- Cara: puede mover un post-it a la siguiente columna. En una primera fase, no se comparten las tareas.
- Cruz: El post-it en el que estaba trabajando queda bloqueado, marcándolo con una «B». Al no poder continuar con esa tarea, el participante debe mover un nuevo post-it de tareas pendientes a la primera columna de ejecución.
3. Observación
A medida que avanzan las rondas, el facilitador invita a los equipos a observar la acumulación de trabajo en curso, la aparición de bloqueos y la relación entre cantidad de trabajo iniciado y trabajo terminado.
FASE 1 - PANEL DE PROCESO
En esta primera fase el panel solo sirve para visualizar el movimiento de tareas entre la columna inicial de pendientes hasta la columna de terminadas.
FASE 2 - PANEL KANBAN COMPARTIENDO TAREAS
En esta segunda fase, ante un bloqueo cada participante puede continuar con la tarea de otro participante, mejorando el flujo de trabajo.
FASE 3 - PANEL KANBAN LIMITACIÓN EN CURSO
En esta tercera fase, el equipo puede compartir tareas y, al mismo tiempo, debe respetar las pautas que limitan el número de tareas en curso en el panel.
CONCLUSIONES
A medida que avanza el juego, el equipo comprueba cómo un mismo panel, gestionado con reglas distintas, produce resultados claramente diferentes.
En una primera fase, los bloqueos e incidencias generan una acumulación de trabajo en curso que no logra avanzar ni convertirse en trabajo terminado.
A medida que se introducen reglas para limitar el trabajo en curso y se establecen restricciones en el uso del panel, comienza a generarse un flujo más continuo, lo que se traduce en una mayor cantidad de trabajo finalizado.
En consecuencia, no es el panel en sí lo que mejora los resultados, sino las reglas que gobiernan su uso. Limitar el trabajo en curso y gestionar el flujo de forma consciente permite a los equipos terminar más trabajo y hacerlo de manera más predecible. En muchos casos, ante un bloqueo, resulta más efectivo colaborar en una actividad ya iniciada —o incluso esperar— que empezar una nueva tarea desde cero.
El resultado de este ejercicio es claro: el objetivo principal del panel kanban es la creación de un flujo continuo de tareas que se van transformando desde un punto inicial hasta su finalización.