DINÁMICA A3 THINKING: CAFETERÍA
El ejercicio A3 Thinking es una dinámica aplicable a distintos juegos. En este caso, se utiliza para optimizar el sistema de trabajo de una cafetería. El ejercicio se plantea como un proceso estructurado de descubrimiento, que guía a los participantes desde la comprensión del problema hasta las acciones.
OBJETIVOS Y APRENDIZAJES
Tomar decisiones de manera rápida implica, en muchas ocasiones, una definición deficiente del problema y un salto prematuro a las conclusiones. En este contexto, el A3 ayuda a estructurar tanto el planteamiento del problema como la identificación de las acciones a implantar. Su uso sistemático permite profundizar capa por capa hasta llegar a las causas reales de la situación. Para aplicarlo de forma rigurosa y efectiva, y evitar una convergencia prematura hacia las soluciones, resulta clave contar con el acompañamiento de un mentor que guíe el proceso y ayude a evitar atajos en el análisis.
APLICACIÓN PASO A PASO
El facilitador divide en equipos de 4 personas al grupo y explica el problema a resolver: mejorar la rentabilidad de una cafetería ubicada en un pueblo pequeño que, por alguna extraña circumstancia, no puede mantener los resultados que conseguía al iniciar el negocio:
- A continuación, cada equipo realiza un brainstorming para identificar los principales problemas y sus posibles causas sin disponer de información adicional. Como apoyo al análisis, se recomienda el uso de un diagrama de Ishikawa para estructurar las causas potenciales.
- Una vez realizado este primer análisis, el facilitador explica de manera estructurada el funcionamiento y los diferentes apartados del formato A3.
- Posteriormente, en una segunda fase, los participantes, organizados en grupos, pueden formular preguntas al facilitador para obtener más detalles sobre el caso.
- La información no se proporciona de manera transparente desde el inicio. Solo se facilita en respuesta a las preguntas que plantean los equipos, utilizando las tarjetas adjuntas, cuya misión es clarificar el estado actual antes de proponer alternativas. En caso de que el facilitador no disponga de alguna de las informaciones solicitadas, así lo comunicará al equipo.
Finalmente, se comparan las conclusiones obtenidas en el A3 con las hipótesis iniciales formuladas en el diagrama de Ishikawa, poniendo en valor el aprendizaje generado durante el proceso.
El facilitador actúa como propietario de la cafetería y aportará una imagen de la cafetería para explicar la distribución del equipo y la carga de trabajo.
TIRAS DE INFORMACIÓN (RECORTAR PARA ENTREGAR A DEMANDA)
El facilitador actúa como propietario de la cafetería y aportará la información que le solicite cada equipo en forma de tarjetas, si se solicita:
TIRAS DE INFORMACIÓN (RECORTAR PARA ENTREGAR A DEMANDA)
El facilitador actúa como propietario de la cafetería y aportará la información que le solicite cada equipo en forma de tarjetas, si se solicita:
TIRAS DE INFORMACIÓN (RECORTAR PARA ENTREGAR A DEMANDA)
El facilitador actúa como propietario de la cafetería y aportará la información que le solicite cada equipo en forma de tarjetas, si se solicita:
TIRAS DE INFORMACIÓN (RECORTAR PARA ENTREGAR A DEMANDA)
El facilitador actúa como propietario de la cafetería y aportará la información que le solicite cada equipo en forma de tarjetas, si se solicita:
GUÍA DEL FACILITADOR
El facilitador puede utilizar la siguiente guía para acompañar a los equipos. No debe dar soluciones, sino ayudar mediante preguntas que orienten el análisis.
GUÍA DEL FACILITADOR
- ¿Se ha identificado claramente el tema?
- ¿Se han definido los objetivos?
- ¿Se ha descrito el estado actual?
- ¿Se ha priorizado el problema a tratar?
- ¿Cuál es el problema que debemos abordar?
- ¿Están claros los hechos y los datos?
- ¿Se ha identificado la causa raíz?
- ¿Está correctamente descrito el problema (qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién)?
- ¿Se han considerado los factores relevantes?
- ¿Cómo se van a verificar las causas?
- Si hay varios problemas, ¿Cuál es el principal?
- ¿Se han definido contramedidas o acciones?
- ¿Las acciones evitarán la recurrencia del problema?
- ¿Cómo se verificarán los resultados?
CONCLUSIONES
El ejercicio comienza con una descripción general de la cafetería que se desea mejorar. Se trata de un local a pie de calle que dispone de un espacio con ocho mesas y aproximadamente veinte sillas.
Los mostradores con las máquinas de café se sitúan a la izquierda del local, mientras que el mostrador de atención al cliente se encuentra a la derecha. El establecimiento cuenta, además, con una pequeña cocina equipada con un refrigerador donde se almacena la leche, que se traslada a la zona de las máquinas en jarras de un litro para su uso durante el servicio.
A partir de esta descripción se plantean dos rondas claramente diferenciadas. La primera está orientada al análisis de posibles causas y a la identificación de acciones mediante un diagrama de Ishikawa, apoyado en una dinámica de brainstorming.
La segunda ronda se centra en la elaboración progresiva de un A3, que se va construyendo paso a paso a medida que el grupo responde de forma estructurada a las preguntas clave del análisis.
A modo de conclusión, el facilitador explica la necesidad de verificar sobre el terreno cada una de las hipótesis planteadas, ya sea de forma directa o a través de un proceso de investigación con el responsable del proceso.
Aunque no existe una solución única para el ejercicio, resulta interesante observar que, a través de las preguntas formuladas, todos los equipos tienden a converger en la identificación del problema.